Cara membuat COE (Certificate of Eligibility)

Untuk mengurus pembuatan COE, saya dibantu oleh salah satu sekretaris Profesor di Lab KIT yang akan menjadi tempat riset saya. Saya menghubungi beliau atas ijin dari Dekan STEI - ITB. Jadi setiap diskusi via email antara saya dan sekretaris Profesor Lab KIT selalu diforward (di cc) kan kepada Profesor Lab KIT dan Dekan STEI – ITB.

Saya diinformasikan bahwa syarat untuk membuat COE adalah sebagai berikut:

1. Curriculum vitae/resume
2. Application for Certificate of Eligibility
3. Copy of Applicant's passport
4. Two photos of Applicant (3 x 4 cm)
5. Certificate of Health

Dan ini adalah syarat yang dibutuhkan untuk mengurus administrasi tempat tinggal dan administrasi di kampus KIT (yang mungkin juga dijadikan syarat pembuatan COE).

1. Application form for  international house 
2. Application form for special reserch student
3. Academic record
4. Applicant's short essay about the reason for study at KIT including the name of department and academic adviser whom the applicant want to attend
5. Letter of Recommendation from your institute /university's President or Dean of a faculty
6. Certificate of enrollment

Adapun syarat yang diminta mendadak dan memang perlu disiapkan adalah 

1. Surat jaminan (Guarantee Letter) dari Kantor PLN Pusat tentang penanggungan biaya selama riset disana. diharapkan disurat tersebut mencantumkan berapa rupiah per hari (atau mata uang lain). dalam meminta surat ini perlu koordinasi dengan pihak STEI - ITB karena pihak PLN Pusat akan mengeluarkan surat ini setelah ada permintaan dari STEI - ITB.
2. Copy rekening tabungan kita selama 3 bulan terakhir. Perlu disiapkan bila sewaktu waktu diminta.

Dari syarat - syarat diatas, ada beberapa yang akan dikirimkan contohnya, sehingga kita tinggal mengikuti template yang ada. misalnya formulir pengajuan COE, CV/resume, dan formulir pengajuan lainnya.

Syarat - syarat diatas pertama kali saya kirimkan via email. jadi perlu di print dan di scan. lalu berkas aslinya perlu dikirimkan via pos (EMS). ke alamat Lab KIT.

Setelah COE selesai dibuat, maka kita akan diberikan hasil scannya dan dikirimkan juga aslinya via pos (EMS). Berikut adalah contoh COE saya

Gambar contoh COE